Locaties
Hier bekijken we het item Locaties. Deze pagina vind je onder 'Basisdata' in de navigatie.
Hier maak je een lijst van vaste locaties die vaak gebruikt worden in het systeem. Bijvoorbeeld, culturele centra, vaste feestzalen, enzovoort. Indien nodig kunnen wij ook een Excellijst importeren. Neem hiervoor contact met ons op.
Locaties voeg je toe door volgende stappen te volgen:
- Onder ‘Basisdata’ in de navigatie, klik je op het onderdeel Locaties.
- Klik rechtsboven op ‘Toevoegen’.
- Vul alle nodige velden in en druk op ‘Bewaar’.
Locaties in zaalverhuur
Vink 'Kan locaties huren in de module Zaalverhuur' aan als je de locatie wil gebruiken voor zaalverhuur. Deze optie is enkel beschikbaar als je deze module hebt aangekocht.
Ruimtes toevoegen (Zaalverhuur)
Eenmaal je bovenstaande hebt aangevinkt, kom je terug op de overzichtspagina van locaties terecht. Zoek de locatie in de lijst en je zal zien dat er in de derde kolom "Verhuurbaar" staat en de vierde kolom aangeduid staat met "Geen ruimtes". Die moeten we dus nog toevoegen.
Klik op 'Geen ruimtes', die link brengt je meteen door naar waar je ruimtes kan toevoegen. Aangezien je locatie nieuw is, zal hier aangeduid staan dat er nog geen ruimtes zijn toegevoegd. Klik daarom op de paarse knop rechtsboven 'Toevoegen'.
Hier vul je de details in van de ruimte die je wil verhuren. Bijvoorbeeld de naam van een vergaderzaal met een duidelijke omschrijving en enkele afbeeldingen, zodat de burger goed weet hoe de zaal eruit ziet of wat er allemaal beschikbaar is van materiaal. Je duidt ook aan in welke activiteitcategorie de ruimte behoort. Deze Activiteitcategorieën kan je aanpassen binnen de Zaalverhuurmodule zelf, lees het bijbehorende artikel voor meer informatie.
Klik nadien op 'Bewaren', dan zal de ruimte verhuurbaar zijn door de burger. Voeg extra ruimtes toe als er onder deze locatie nog meer ruimtes beschikbaar zijn.
Zones toevoegen (Zaalverhuur)
Binnen de ruimte wil je ook zones toevoegen, want daarmee kan je volgende zaken instellen individueel van andere zones binnen die ruimte:
- Huurperiodes
- Openingsuren (tijdslots), met uitzonderingen
- Toegankelijkheid
- Aantal personen
- Conflicten met andere zones
- Prijzen
Zones zorgen er dus voor dat je ruimtes kan indelen met verschillende prijzen, tijdslots wanneer de zone kan gehuurd worden, enzovoort.
Locaties > ruimtes > zones
Je hebt dus als eerste locaties: dit is het gebouw dat het adres draagt. Dan ga je de ruimtes indelen, bijvoorbeeld: een sporthal (locatie) die een verhuurbare vergaderzaal (ruimte) en polyvalente sportzaal (ruimte) heeft. Een ruimte kan je ook uitbreiden met extra's, zoals stoelen, technisch materiaal, etc. We gebruiken de sportzaal verder als voorbeeld, die verdeel je dan in zones. Zo kan je bijvoorbeeld tegelijktijdig de linkerkant van de sportzaal met tennisnet verhuren aan de tennisclub en de rechterkant van de zaal aan de atletiekclub.
Een derde zone zou dan de volledige sportzaal kunnen zijn, bijvoorbeeld voor een fuif, waar je dan natuurlijk de tennishelft of atletiekhelft van de zaal niet meer kan verhuren. Dat lossen we op met zoneconflicten, die bepalen dat wanneer in dit geval de volledige sportzaal verhuurd wordt, de helften voor tennis of atletiektoepassingen op die dag(en) niet meer openstaan.
Privileges beheren binnen zones (Zaalverhuur)
Met privilegeniveaus kan je bepaalde groepen bepaalde voordelen geven binnen Flowlab. In het geval van Zaalverhuur betekent dat bijvoorbeeld speciale prijzen om zones te huren. Deze niveaus moeten eerst binnen de basisdata worden ingesteld, om dan ook te kunnen gebruiken met de module Zaalverhuur. Ga daarvoor naar het bijbehorende artikel van Privilegeniveaus.
We bekijken nu hoe we deze kunnen toepassen binnen zones. Klik verder tot je aan het overzicht van je zones zit (klik op de locatie, ruimte en dan zones) en gebruik de drie bolletjes aan het einde van de zone die je privilegeniveaus wil geven. Daar krijg de optie zoals onderstaande afbeelding laat zien 'Beheer privileges'.
Als eerste krijg je dan een overzicht van de privileges die reeds zijn ingevoegd. Als je er geen hebt, zal dit dus leeg zijn. Klik op de paarse knop 'Privilege toevoegen'.
Je krijgt nu hetzelfde scherm als links op de afbeelding.
Kies de groep waarvoor je graag speciale prijzen wil instellen. Je kan nadien nog steeds extra privileges toevoegen door dezelfde stappen opnieuw te volgen.
In dit geval kiezen we bijvoorbeeld voor 'Groep A'. Als we een privilege gekozen hebben, krijgen we onderstaande afbeelding te zien. Hier kunnen we een specifieke prijs ingeven voor deze groep. Zo kan je kiezen om bijvoorbeeld een voordeligere prijs te geven voor de verhuurperiode - deze periode is in dit geval 1 uur, maar dat kan in jouw geval anders zijn, afhankelijk van hoe jouw locatie is ingesteld.
Je kan kiezen voor een speciale prijs per eenheid of per staffel. Vul de benodigde velden in en klik op 'Bewaren'. Wil je nu graag nog een privilege toevoegen? Gebruik dan de paarse knop rechtsboven 'Privilege toevoegen' om een andere groep toe te voegen.
