Locaties
Hier bekijken we het item Locaties. Deze pagina vind je onder 'Basisdata' in de navigatie.
Hier maak je een lijst van vaste locaties die vaak gebruikt worden in het systeem. Bijvoorbeeld, culturele centra, vaste feestzalen, enzovoort. Indien nodig kunnen wij ook een Excellijst importeren. Neem hiervoor contact met ons op.
Locaties voeg je toe door volgende stappen te volgen:
- Onder ‘Basisdata’ in de navigatie, klik je op het onderdeel Locaties.
- Klik rechtsboven op ‘Toevoegen’.
- Vul alle nodige velden in en druk op ‘Bewaar’.
Locaties in zaalverhuur
Vink 'Kan locaties huren in de module Zaalverhuur' aan als je de locatie wil gebruiken voor zaalverhuur. Deze optie is enkel beschikbaar als je deze module hebt aangekocht. Zaalverhuur geeft ook veel extra functies aan locaties, dus we gaan hieronder in de hoofdstukken verder in op
Ruimtes toevoegen
Eenmaal je bovenstaande hebt aangevinkt, kom je terug op de overzichtspagina van locaties terecht. Zoek de locatie in de lijst en je zal zien dat er in de derde kolom "Verhuurbaar" staat en de vierde kolom aangeduid staat met "Geen ruimtes". Die moeten we dus nog toevoegen.
Klik op 'Geen ruimtes', die link brengt je meteen door naar waar je ruimtes kan toevoegen.
Hier vul je alle details in van de ruimte die je wil verhuren, we gaan hieronder verder in op wat die details net inhouden. Zo kan je hier de naam van een vergaderzaal met een duidelijke omschrijving en enkele afbeeldingen ingeven, zodat de burger goed weet hoe de zaal eruit ziet. Net als wat er allemaal beschikbaar is van materiaal en de toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers bijvoorbeeld.
Algemeen
Deze ruimte is verder verdeeld in zones: niet alle ruimtes hebben nog een onderverdeling in zones nodig, maar sommige wel. Bijvoorbeeld, wanneer je een grote sportzaal hebt, kan die vaak verhuurd worden aan minstens twee groepen. Dan is het belangrijk dat je de sportzaal nog kan onderverdelen in twee zones, daar dient deze knop dus voor. Als je die activeert, zal je zien dat je jouw ruimte nadien nog verder kunt opdelen in zones op dezelfde manier als je dat nu deed voor ruimtes binnenin locaties.
Zichtbaar: niet alle ruimtes zijn steeds verhuurbaar, maar je wilt daarom niet de data zelf verwijderen. Daar dient deze knop voor, je kan de ruimte onzichtbaar zetten voor burgers, maar voor de gemeente zal hij nog blijven staan. Deze kan dan later opnieuw aangepast of geactiveerd worden.
Toegelaten aantal personen: ook het aantal personen zal in verband gebracht worden met de aanvraag van de burger. Als de ruimte te weinig personen kan toelaten dan de burger aanvraagt voor zijn activiteit, dan zal deze niet getoond worden.
Beschikbaar voor volgende activiteitcategorieën: je duidt ook aan in welke activiteitcategorie de ruimte behoort. Dit is een belangrijk onderdeel, aangezien dat bepaalt welke ruimte voor welk doeleinde kan gereserveerd worden. Zo zal een vergaderzaal bijvoorbeeld niet getoond worden als een burger een sportactiviteit aanvraagt. Deze Activiteitcategorieën moeten wel eerst worden aangemaakt in de Zaalverhuurmodule zelf, lees het bijbehorende artikel voor meer informatie.
Huurperiodes
Hier kan je kiezen hoe je de verhuurbare tijd indeelt. Je kan als gemeente zelf een vaste huurperiode van bijvoorbeeld 1 uur kiezen. De burger kan dan kiezen om per uur de ruimte te huren. Daarvoor kies je de optie 'Per tijdseenheden'. Je kan ook de keuze geven tussen meerdere tijdseenheden door er nog extra toe te voegen.
Kies voor 'Specifieke tijdslots' als de burger zelf mag kiezen hoelang hij de ruimte wil huren.
Opening verhuur
Hier kan je voor de ruimte instellen welke openingsuren er zijn - waarbinnen de burger dan zijn huurperiode kan kiezen. Hier kan je werken met Openingssjablonen, de optie 'Sjabloon', wat je heel wat tijd kan uitsparen in het geval meerdere ruimtes dezelfde openingsuren hebben. Daarentegen hebben we de mogelijkheid open gehouden om ook voor elke ruimte specifieke openingsuren in te stellen, want zeker niet alle ruimtes zijn altijd op dezelfde momenten verhuurbaar. Kies daarvoor 'Op maat'.
Prijzen
Ook de prijzen stel je hier al in voor je ruimte. De tijdseenheid zal automatisch dezelfde zijn als die dat je onder 'Huurperiode' hebt ingesteld. Je kan kiezen om per eenheid (in ons voorbeeld was dat '1 uur') of per staffel de prijs te bepalen. Je kan zelf ook nieuwe staffelprijzen toevoegen als je deze optie hebt aangevinkt.
Zoneconflicten
In het geval je nog extra zones gaat toevoegen aan deze ruimte, is het belangrijk dat dit onderdeel ook goed ingesteld is. Voeg je geen extra zones toe, mag je dit leeg laten. We geven een voorbeeld: een polyvalente sporthal kan 's avonds zowel gebruikt worden voor badmintonavonden als voor fuiven. In het geval van een fuif hebben, is het natuurlijk niet wenselijk dat er nog een badmintonavond kan doorgaan in een andere zaal of een andere zone van dezelfde ruimte... Via zoneconflicten kan je dus instellen dat er bepaalde zones (of ruimtes als er geen zones zijn ingesteld) niet op hetzelfde tijdstip verhuurd kunnen worden.
Automatisch reserveren
Soms is het wenselijk dat bepaalde ruimtes meteen al geserveerd worden als er een aanvraag binnen komt. De gemeente hoeft dan niet eerst deze reservering te bevestigen, maar wordt meteen voor de burger of de vereniging vastgelegd. Dit kan natuurlijk alleen gebeuren als de ruimte binnen Flowlab op het tijdstip effectief vrij staat.
Klik nadien op 'Bewaren', dan zal de ruimte verhuurbaar zijn door de burger. Voeg extra ruimtes toe als er onder deze locatie nog meer ruimtes nodig zijn.
Zones toevoegen
Binnen de ruimte kan je ook zones toevoegen. Zones zorgen er dus voor dat je ruimtes kan indelen met verschillende prijzen, tijdslots, wanneer er kan gehuurd worden, enzovoort. Een zone kan je pas toevoegen als je de ruimte hebt ingesteld met de knop 'Deze ruimte is verder verdeeld in zones'. Lees in het vorige hoofdstuk hoe je dat instelt.
Deze instellingen zijn hetzelfde als die voor ruimtes. Lees daarvoor het vorige hoofdstuk om meer te weten te komen over de specifieke instellingen.
Locaties > ruimtes > zones
Je hebt dus als eerste locaties: dit is het gebouw dat het adres draagt. Dan ga je de ruimtes indelen, bijvoorbeeld: een sporthal (locatie) die een verhuurbare vergaderzaal (ruimte) en polyvalente sportzaal (ruimte met verschillende zones) heeft. We gebruiken de sportzaal verder als voorbeeld, want die is nog verder verdeeld in zones. Zo kan je bijvoorbeeld tegelijktijdig de linkerkant van de sportzaal met tennisnet verhuren aan de tennisclub en de rechterkant van de zaal aan de atletiekclub.
Een derde zone zou dan de volledige sportzaal kunnen zijn, bijvoorbeeld voor een fuif, waar je dan natuurlijk de tennishelft of atletiekhelft van de zaal niet meer kan verhuren. Dat lossen we op met zoneconflicten, die bepalen dat wanneer in dit geval de volledige sportzaal verhuurd wordt, de helften voor tennis of atletiektoepassingen op die dag(en) niet meer openstaan. In het hoofdstuk 'Ruimtes toevoegen' hierboven vind je meer info over zoneconflicten.
Je hoeft ook niet voor elke ruimte een zone te hebben, maar je kan dit dus steeds toevoegen als de situatie erom vraagt (zoals ons voorbeeld hierboven).
Privilegeniveaus en consumentengroepen beheren
Binnen locaties
Met privilegeniveaus en consumentengroepen kan je verenigingen indelen in verschillende groepen. In het geval van Zaalverhuur betekent dat bijvoorbeeld speciale prijzen om zones te huren, of locaties enkel verhuurbaar maken voor bepaalde groepen. Deze niveaus moeten eerst binnen de basisdata worden ingesteld, om dan ook te kunnen gebruiken met de module Zaalverhuur. Ga daarvoor naar het bijbehorende artikel van Privilegeniveaus.
We bekijken hier hoe je deze groepen beheert op locatieniveau. Ga naar de pagina 'Locaties' in het linkermenu onder 'Basisdata'. Zoek daar de locatie uit waar je privileges van wil beheren, en klik op de drie bolletjes op het einde van die lijn. Kies 'Bewerken'.
Op deze pagina krijg je het overzicht van de huidige privilegeniveaus of consumentengroepen die je alvast ingesteld hebt onder de basisdata. Als je er nog moet instellen, zal dit dus leeg zijn. Hieronder zie je een voorbeeld van onze Flowlab.
Hier links kan je 6 voorbeelden zien. De eerste 3 zijn onze ingestelde privilegeniveaus, de 3 daaronder zijn consumentengroepen. Je kan deze locatie verhuurbaar maken voor deze groepen door ze aan of uit te schakelen.
Er zijn 3 verschillende mogelijkheden om groepen aan of uit te schakelen, die te maken hebben met de zichtbaarheid.
De eerste zie je op dit voorbeeld al. Alles is uitgeschakeld, wat betekent dat zowel de tekst als de knop lichtgrijs zijn. Je kan ook op de knop met je muis gaan staan (zonder te klikken), dan zie je dat deze mogelijkheid 'standaardwaarde' noemt.
De tweede mogelijkheid zie je hier rechts. Die noemt 'niet zichtbaar', daarmee bedoelen we dat in dit geval Groep B de locatie kan verhuren in de module 'Zaalverhuur' maar ze onzichtbaar staat voor anderen.
Het voorbeeld hier links noemt 'zichtbaar'. Dat betekent dat Groep B de locatie kan verhuren, maar ze wel zichtbaar staat anderen.
Binnen zones
Je kan nog verder gaan, en deze groepen instellen voor specifieke zones binnenin je locatie. Volg volgende stappen om op de juiste pagina te komen:
- Ga naar het locatieoverzicht, pagina 'Locaties' onder 'Basisdata' in het linkermenu.
- Klik op 'xx ruimtes' naast de benaming van je locatie, afhankelijk van hoeveel ruimtes je hebt, zal daar bijvoorbeeld '5 ruimtes' staan.
- Klik dan op 'xx zones' naast de benaming van je ruimte.
- Nu zit je op zoneniveau. Zoek hier de zone die je nodig hebt en klik op de drie bolletjes op het einde van die lijn.
- Kies de optie 'Beheer privilegeniveaus en consumentengroepen'.
Dan zal je op een pagina komen die gelijkaardig is aan die hieronder.
De benamingen 'Intern', 'Groep B' en 'Groep C' zijn onze privilegeniveaus. Daar kan je voor elk privilegeniveau extra instellingen kiezen:
- Overschrijf prijsintellingen
- Zichtbaar/onzichtbaar
- Gebruikt consumentengroepen
We leggen hieronder uit wat deze doen.
- Overschrijf prijsinstellingen: hiermee kan je voor dat specifiek privilegeniveau een andere prijs instellen dan de prijs die officieel is ingesteld voor deze zone. Deze nieuwe prijs overschrijft dan de oude, die nog steeds van toepassing blijft op burgers die buiten dit privilegeniveau vallen natuurlijk.
- Zichtbaar: wil je de zichtbaarheid van dit privilegeniveau aanpassen, gebruik je deze instelling. Laat je hem op standaardwaarde staan, dan verandert er niets, zet je hem op 'niet zichtbaar', dan is de instelling actief maar niet zichtbaar voor anderen, zet je hem op 'zichtbaar' is hij actief én zichtbaar voor anderen.
- Gebruikt consumentengroepen: deze optie kan je aanzetten om binnenin een privilegeniveaus en zone, consumentengroepen in te stellen. Op die manier kan een privilegeniveaus gebruik maken van consumentengroepen in die zone.
- Als je dit aanvinkt, krijg je alle instellingen te zien. Zo kan je kiezen of je de prijs per eenheid of per staffel aanpast aan deze consumentengroep.
- Je kan ook nog kiezen wat er met de zichtbaarheid moet gebeuren voor deze consumentengroep: laat je hem op standaardwaarde staan, dan verandert er niets, zet je hem op 'niet zichtbaar', dan is de instelling actief maar niet zichtbaar voor anderen, zet je hem op 'zichtbaar' is hij actief én zichtbaar voor anderen.
