Basisconfiguratie Flowlab
Voor we goed en wel de dossierstromen kunnen vormgeven, zal er eerst een basisconfiguratie nodig zijn voor het overkoepelend systeem. Dat komt neer op de Basisdata, die je zal gebruiken over alle dossierstromen heen. Die vind je linksonder in de navigatie.
1. Gebruikers toevoegen
Zoals je kan zien, zijn er veel verschillende zaken die je kan aanvullen. Je kan ervoor kiezen om eerst alle gebruikers toe te voegen. In eerste instantie zullen dat natuurlijk de gemeentemedewerkers zijn die met Flowlab gaan werken, maar daar kunnen ook burgers in zitten, contacten van verenigingen of derde partijen, enzovoort. Eigenlijk iedereen die je op een of andere manier nodig zal hebben in het systeem. Het artikel Gebruikers gaat dieper in op hoe je gebruikers toevoegt en welke rollen je hen kan geven.
2. Diensten en derde partijen toevoegen
Nadien is het interessant om de diensten en derde partijen van jouw gemeente toe te voegen. De artikels Diensten en Derde partijen laat je zien hoe je dat moet doen.
3. Verenigingen toevoegen
Vervolgens maak je de verenigingen aan van jouw gemeente. Verenigingen kunnen burgers ook zelf aanmaken (eenmaal ze aangemeld zijn bij Flowlab), die een gemeentemedewerker controleert vooraleer die goedgekeurd in het systeem zitten. Daarentegen is een goede basis van verenigingen die veel evenementen organiseren of vaak uitleenmateriaal zoeken, geen slechte zaak. Dan zie je bij het opstellen ineens hoe alles aan elkaar gekoppeld kan worden.
Daarvoor kan je best beginnen met eerst uit te zoeken of de verenigingen van jullie gemeente al ingedeeld is in categorieën, om aan te duiden wat welke vereniging doet. Die categorieën kan je dan ingeven onder Verenigingscategorieën, dit artikel legt verder uit hoe je dat doet. Best dat je eerst de categorieën ingeeft vooraleer je verenigingen toevoegt, zodat je geen dubbel werk hebt om dat nadien nog aan te vullen voor elke reeds ingegeven vereniging. Eenmaal dat op punt staat, kan je alle Verenigingen toevoegen.
4. Koppelingen maken tussen gebruikers en diensten, derde partijen en verenigingen
Nu je alle basisdata in orde hebt gemaakt, zal je waarschijnlijk merken dat de gebruikers nog niet tot een of meerdere groepen (dienst, derde partij of vereniging) behoort. Die koppeling is natuurlijk belangrijk, omdat dat ervoor zorgt dat je overzicht kan bewaren: welke gebruiker behoort tot welke groepen? Hoe je dat doet, vind je terug onder volgende twee artikels:
- Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de gebruiker
- Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de groep
Het verschil tussen deze twee manieren van koppelen zit hem in de startpositie: bij het eerste artikel starten we bij de gebruiker en voegen we alle groepen toe waar de gebruiker toe behoort. In het tweede artikel starten we bij de groep en voegen we alle gebruikers toe die tot de groep behoren. Het resultaat is daarentegen hetzelfde: of het nu koppelt van de groep of vanuit de gebruiker, daar maakt het systeem geen verschil in.
5. Gebeurtenissen & acties toevoegen
Om een goedwerkende workflow te hebben, hebben we Gebeurtenissen & acties toegevoegd. Gebeurtenissen zijn vaste situaties die voorvallen binnenin een dossier. Vandaar dat deze functionaliteit enkel in te stellen is onder elke dossierstroom, en niet overkoepelend. Acties zijn dan de zaken die je wilt dat gebeuren binnenin die gebeurtenis.
Enkele voorbeelden
- Gebeurtenis: 'burger dient een nieuwe aanvraag in'.
- Actie: na het indienen van een dossier kan er automatisch een bevestigingsmail gestuurd worden naar de burger.
- Gebeurtenis: 'deadline van een evenement is verlopen'.
- Actie: een e-mail wordt gestuurd naar de personen die je hiervan op de hoogte wil brengen.
Op die manier stel je een volledige workflow op voor elke dossierstroom, van A tot Z. We hebben alvast vaste gebeurtenissen klaarstaan die standaard in elke dossierstroom kunnen voorkomen, zoals: een nieuw dossier dat toegevoegd wordt, een status die wordt gewijzigd, enzovoort. Het is alleen nog aan jou om in te stellen welke acties je wilt dat er genomen worden als die gebeurtenissen voorvallen. Daarnaast kan je zelf ook extra gebeurtenissen en acties toevoegen en beheren.
In het volgende artikel (Workflow opstellen) in deze opleiding gaan we dieper in op workflow, gebeurtenissen en acties.
6. Locaties toevoegen
Locaties zijn overkoepelend en worden gebruikt over alle modules heen. Voor de module Evenementen is het bijvoorbeeld heel handig om alle vaste feestzalen, culturele centra, enzovoort, reeds te hebben ingevoegd. Als een burger dan een evenementaanvraag doet, kan hij gemakkelijk de juiste locatie aanduiden zonder deze zelf te moeten ingeven.
Locaties verdeel je best ook in in categorieën, zodat het voor iedereen duidelijk is wat voor soort locatie het is. Dat wordt automatisch gevraagd als je een nieuwe locatie aanmaakt.
7. Instellingen & contextuele hulp nakijken
Als laatste kijken we Instellingen en Contextuele hulp na. Hier vind je nog extra mogelijkheden om bij elke dossierstroom in te stellen. Bijbehorende artikels geven meer informatie.
Proficiat! Je bent nu door de basisconfiguratie van Flowlab heen.
De volgende artikels geven nog wat overkoepelende informatie, nadien kan je de opleidingsartikels lezen van jullie aangekochte modules.
