Basisconfiguratie Flowlab

Voor we goed en wel de dossierstromen kunnen vormgeven, zal er eerst een basisconfiguratie nodig zijn voor het overkoepelend systeem. Dat komt neer op de Basisdata, die je zal gebruiken over alle dossierstromen heen. 

Nadien geef je de dossierstromen, die bij elke module wel om een andere opzet vraagt. In volgende artikels gaan we hier dieper op in, maar eerst zorg je voor een goede overkoepelende basis.

1. Gebruikers toevoegen

Zoals je kan zien, zijn er veel verschillende zaken die je kan aanvullen. Je kan ervoor kiezen om eerst alle gebruikers toe te voegen. In eerste instantie zullen dat natuurlijk de gemeentemedewerkers zijn die met Flowlab gaan werken, maar in principe kan je ook burgers toevoegen. Natuurlijk doen ze dit liever zelf via het inlogscherm, anders blijf je werk hebben. Het artikel Gebruikers gaat dieper in op hoe je gebruikers toevoegt en welke rollen je hen kan geven.

2. Privilegeniveaus aanmaken (zaalverhuur- & uitleenmodule)

In het geval de gemeente werkt met de zaalverhuur- en/of uitleenmodule, maak je eerst privilegeniveaus aan om later privileges aan materialen en zones toe te kennen. Lees hiervoor het artikel Privilegeniveaus.

3. Locaties toevoegen (of importeren via Pixeo)

Locaties zijn overkoepelend en worden gebruikt over alle modules heen. Voor de module Evenementen is het bijvoorbeeld heel handig om alle vaste feestzalen, culturele centra, enzovoort, reeds te hebben ingevoegd. Als een burger dan een evenementaanvraag doet, kan hij gemakkelijk de juiste locatie aanduiden zonder deze zelf te moeten ingeven.

Locaties verdeel je best ook in in categorieën, zodat het voor iedereen duidelijk is wat voor soort locatie het is. Dat wordt automatisch gevraagd als je een nieuwe locatie aanmaakt.

4. Diensten en derde partijen toevoegen

Nadien is het interessant om de diensten en derde partijen van jouw gemeente toe te voegen. De artikels Diensten en Derde partijen laten je zien hoe je dat moet doen.

5. (Optioneel) Verenigingen toevoegen (of importeren via Pixeo)

Vervolgens maak je de verenigingen aan van jouw gemeente. Verenigingen kunnen burgers ook zelf aanmaken (eenmaal ze aangemeld zijn bij Flowlab), die een gemeentemedewerker controleert vooraleer die goedgekeurd in het systeem zitten. Daarentegen is een goede basis van verenigingen die veel evenementen organiseren of vaak uitleenmateriaal zoeken, geen slechte zaak. Dan zie je bij het opstellen ineens hoe alles aan elkaar gekoppeld kan worden.

Daarvoor kan je best beginnen met eerst uit te zoeken of de verenigingen van jullie gemeente al ingedeeld is in categorieën, om aan te duiden wat welke vereniging doet. Die categorieën kan je dan ingeven onder Verenigingscategorieën, dit artikel legt verder uit hoe je dat doet. Best dat je eerst de categorieën ingeeft vooraleer je verenigingen toevoegt, zodat je geen dubbel werk hebt om dat nadien nog aan te vullen voor elke reeds ingegeven vereniging. Eenmaal dat op punt staat, kan je alle Verenigingen toevoegen.

6. (Optioneel) Contextuele hulp aanpassen

Eventueel kijk je Contextuele hulp na. Hier vind je nog extra mogelijkheden om bij elke dossierstroom in te stellen. Bijbehorend artikel geeft meer informatie.

7. Koppelingen maken tussen gebruikers en diensten, derde partijen en (optioneel) verenigingen

Nu je alle basisdata in orde hebt gemaakt, zal je waarschijnlijk merken dat de gebruikers nog niet tot een of meerdere groepen (dienst, derde partij of vereniging) behoort. Die koppeling is natuurlijk belangrijk, omdat dat ervoor zorgt dat je overzicht kan bewaren: welke gebruiker behoort tot welke groepen? Hoe je dat doet, vind je terug onder volgende twee artikels:

• Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de gebruiker
• Gebruikers koppelen aan groepen: vanuit de groep

Het verschil tussen deze twee manieren van koppelen zit hem in de startpositie: bij het eerste artikel starten we bij de gebruiker en voegen we alle groepen toe waar de gebruiker toe behoort. In het tweede artikel starten we bij de groep en voegen we alle gebruikers toe die tot de groep behoren. Het resultaat is daarentegen hetzelfde: of het nu koppelt van de groep of vanuit de gebruiker, daar maakt het systeem geen verschil in. 

8. Rollen toekennen aan gebruikers

In deze fase kan je rollen gaan toekennen aan de gebruikers (in dit geval, de personen die met Flowlab gaan werken) als je dat nog niet zou gedaan hebben tijdens het toevoegen. Kijk goed na dat je de juiste personen de juiste rechten krijgen, de Rollen kan je hier raadplegen.

9. Instellingen nakijken

Als laatste kijken we Instellingen na. Hier vind je nog extra mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld het reply-to adres, enzovoort. Bijbehorend artikel geeft meer informatie.