Gebeurtenissen & acties
Hier bekijken we het item Gebeurtenissen & acties binnen 'Processen op maat'. Het basisconcept van de workflow wordt uitgelegd in het artikel Workflow opstellen. Dit lees je best eerst. Hier gaan we in detail in op het instellen van deze gebeurtenissen & acties.
1. Kiezen van vaste gebeurtenissen
We beginnen met eerst aan te duiden voor welke vaste gebeurtenissen we acties voor nodig hebben. Dat doe je door in de navigatie naar de naam van je dossierstroom te gaan, en te klikken op de drie bolletjes naast de naam. Daaronder vind je 'Gebeurtenissen & acties'. Weet wel, dit moet je natuurlijk instellen voor elke dossierstroom apart, omdat dat natuurlijk telkens om andere acties vraagt.
Je zal, indien er al acties zijn ingesteld, een gelijkaardig overzicht zien zoals dat hiernaast. Indien er nog niets is ingesteld, zie je enkel de twee bovenstaande knoppen.
Om te kiezen uit de lijst van vaste gebeurtenissen, klik je op de knop 'Vaste gebeurtenissen beheren'. Dan krijg je een overzicht waar je kan aanvinken welke je nodig hebt.
Als je daarop klikt, krijg je een lijst zoals hiernaast. Wij hebben hier een voorbeeld gegeven uit de evenementsmodule, maar alle modules werken in principe hetzelfde. Enkel de gebeurtenissen kunnen natuurlijk verschillen.
Duid aan welke gebeurtenissen je graag acties zou willen geven. Achteraf kan je ook nog altijd extra gebeurtenissen activeren of deactiveren door weer naar dit overzicht te gaan.
2. Zelfgemaakte gebeurtenissen toevoegen
Op dit moment kan je ook kiezen om zelfgemaakte gebeurtenissen toe te voegen. Deze moeten manueel worden geactiveerd, maar zoals uitgelegd in het opleidingsartikel kunnen deze gebeurtenissen na manuele activatie ook automatische acties uitvoeren. Die stel je in de volgende stap in.
Eerst voegen we zelfgemaakte gebeurtenissen toe. Dat doe je door op de gebeurtenissen & acties-pagina (zie eerste afbeelding) te klikken op de knop 'Zelf gebeurtenissen toevoegen', te vinden rechts bovenaan. Dan krijg je onderstaand scherm.
Hier verduidelijk je hoe je de gebeurtenissen wil noemen. Zorg ervoor ervoor dat die benaming niet dubbelzinnig is, zodat je collega's duidelijk weten wanneer ze deze moeten activeren. Klik nadien op 'Bewaren', je zal zien dat je nu, net zoals bij de vaste gebeurtenissen, de mogelijkheid krijgt om acties toe te voegen in de overzichtspagina.
3. Acties toevoegen
Als laatste voegen we de effectieve acties toe: wat wil je dat er net gebeurt bij deze gebeurtenis? Klik bij de bijhorende gebeurtenis die je een actie wilt geven door te klikken op 'Actie toevoegen'. Je krijgt onderstaand scherm. Er zijn verschillende soorten acties die je kan toevoegen, we bespreken ze hieronder.
- To-do: een to-do is een eenvoudige actie die je enkel de mogelijkheid geeft om met een vinkje aan te duiden of er voldaan is aan de actie. Vaak zal dit een herinnering zijn van een manuele actie die op een bepaald moment moet gebeuren.
-
E-mail: je kan automatisch een e-mail laten verzenden. Je geeft een actienaam in, welke personen je deze e-mail graag naar wil versturen (bijvoorbeeld, de indiener van het dossier), je geeft een 'antwoord e-mailadres' in, waar je ontvangers naar kunnen sturen als ze vragen of opmerkingen hebben, en je vult het onderwerp van de e-mail en je boodschap in. Bij de inhoud en het onderwerp kan je gebruik maken van Dynamische velden.
Nadien kies je of je wil dat de actie afspeelt na een manuele actie (een actie die je zelf instelt), automatisch of automatisch op de vervaldag. Kies je het laatste, dan kan je deze vervaldatum extra instellen. Bijvoorbeeld 30 dagen/uren/maanden na/voor indiening/toevoeging van het dossier.
-
Wijzig dossier: hiermee kan je automatisch de status laten aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er negatief advies gegeven is over het dossier.
Klik je op 'Wijzig dossier' dan zal je een nieuw venster krijgen waar je alle details kan invullen. Geef de actie een actienaam en kies naar welke status het dossier moet veranderd worden.
Nadien kies je of je wil dat de actie afspeelt na een manuele actie, automatisch of automatisch op de vervaldag. Kies je het laatste, dan kan je deze vervaldatum extra instellen. Bijvoorbeeld 30 dagen/uren/maanden na/voor indiening/toevoeging van het dossier. - Info-aanvraag (enkel voor de module Evenementen): hier is mogelijk een info-aanvraag te versturen vanuit de workflow. We hebben een apart artikel over Info-aanvragen voor meer informatie.
- Toewijzen: wijs automatisch een gebruiker toe aan dit dossier. Gemakkelijk om te gebruiken wanneer er bepaalde problemen opduiken en je de juiste persoon hier meteen aan wil koppelen.
Acties van plaats veranderen
Je kan achteraf ook alle acties van plaats veranderen door met je muis op de drie bolletjes voor de actienaam te gaan staan. Er verschijnt een muisaanwijzer met vier pijltjes, daarmee kan je de actie verslepen door de muis ingedrukt te houden. Laat los wanneer de actie op de juiste plaats belandt.
Acties of gebeurtenissen bewerken/verwijderen
Je kan achteraf ook nog gemakkelijk acties of gebeurtenissen bewerken/verwijderen als je iets verkeerd gedaan hebt.
Met de prullenbak in de blauwe cirkel verwijder je de volledige gebeurtenis, met daarbij ook de acties die je hebt ingesteld.
Met de iconen in de oranje cirkel kan je reeds ingestelde acties bewerken (potloodje) of verwijderen (prullenbak). Hier verander je niets mee op gebeurtenisniveau.
