Opzetten van de uitleenmodule
Je wilt natuurlijk eerst de uitleenmodule grondig opzetten vooraleer je burgers loslaat op je platform. Daarvoor kan je best volgende stappen uitvoeren in deze volgorde:
1. Overkoepelende basisdata invoeren
In het artikel Basisconfiguratie Flowlab zijn we door alle basisdata gegaan. Deze is niet gebonden aan de evenementenmodule, vandaar dat we spreken over overkoepelend. De data kan je best zo goed mogelijk in orde maken vooraleer je verder gaat naar de volgende stappen. Een goede basis zal het instellen van de procedure een stuk gemakkelijker maken. Krijg je het toch niet helemaal voor elkaar met enkel de opleidingsartikels, kan je ook eens een kijkje nemen bij de helpcenterartikels van Basisdata, daar gaan we specifieker in op de functies om bepaalde zaken uit te voeren. Daarnaast is het ook geen ramp als je data nog niet op punt staat, je kan altijd extra basisdata invoeren.
2. Materialen en depots toevoegen
Voor je goed en wel je uitleenaanvragen kan starten, moet ook eerst alle uitleendata correct worden ingevoerd. Deze data bestaat uit depots en materialen. De locaties waar het uitleenmateriaal zich bevindt, noemen we de depots en de materialen zijn alle fysieke voorwerpen die kunnen uitgeleend worden door de burger of door verenigingen.
We maken eerst de depots aan alvorens we materialen toevoegen. Op die manier kunnen we tijdens het toevoegen van materialen gemakkelijk de koppeling maken naar het juiste depot (of meerdere depots). Flowlab vraagt zelf tijdens het aanmaken van het materiaal onder welk(e) depot(s) het behoort. Wil je daar toch meer informatie over, kan je het artikel Materialen aan depots koppelen lezen. Tijdens het aanmaken zorg je ook meteen voor een juiste ingave van de stock. In het geval er dan niets buiten het systeem verdwijnt, verloopt het reserveren door de burger in principe foutloos.
3. Workflow aanmaken
Aan de hand van actiemomenten maak je vervolgens de workflow aan. Er zijn twee soorten actiemomenten: manuele en automatische. Dat kan bijvoorbeeld zijn: wat moet er gebeuren als een dossier een bepaalde status krijgt? Wie moet een e-mail ontvangen als er een nieuwe uitleenaanvraag wordt ingediend? Welke to-do's moeten gebeuren bij bepaalde acties? Het helpcenterartikel Acties & workflow kan je hier verder mee op weg helpen.
4. Testen
Het is een goed idee om elke module die je aanmaakt zelf eens te testen. Ook terwijl je bezig bent, kan je dat een keer doen, om een beter zicht te krijgen hoe het in elkaar steekt en hoe de burger het zal waarnemen.
Tip
Als je graag zelf eens als burger door je nieuwe uitleenaanvraag gaat - dan wel met je persoonlijk e-mailadres zodat je effectief burger bent - kan je dat gerust doen. Log uit en maak een gewoon een nieuw account aan op de inlogpagina van Flowlab. Je kan ook ingelogd blijven terwijl je test als burger door een van de twee profielen in te loggen via een incognitovenster, zo kan je sneller aanpassingen maken. Dit incognitovenster zorgt ervoor dat je browser niet weet dat je met twee profielen tegelijk ingelogd bent.
