UITLEENDIENST MATERIALEN

Automatiseer je volledige uitleendienst voor feestmaterialen en sportmaterieel

Met onze module voor het uitlenen van feestmaterialen maak je het eenvoudig voor zowel de aanvrager als de gemeentediensten. De aanvraag verloopt volledig online. Als coördinator heb je op elk moment een helder zicht op je voorraad. De opvolging en communicatie met de aanvrager verloopt volledig via het online platform. Ook betalingen zijn perfect mogelijk.

Waarom?

Iedere gemeente of stad beschikt over een uitleendienst voor feestmaterialen. Verenigingen, scholen of burgers huren voor hun evenement of activiteit het gewenste aantal nadarhekken, podia, tafels, stoelen,…. In sommige gemeenten of steden bevat deze verhuurservice ook een muziekkiosk of elektrisch materiaal.

Het beheer van deze verhuuraanvragen en de logistieke opvolging vereist heel wat administratie. Op elk moment heb je voor een specifieke datum nood aan een helder overzicht van de stock en de lopende of goedgekeurde aanvragen.

Verder moet je afspraken maken over leveren of ophalen, waarborgen en betaling,…. Vrijwel elke stad of gemeente heeft eigen regels en afspraken. Hoe worden de materialen verdeeld bij uitputting van de voorraad?

Materialen moeten na de verhuurperiode soms een controle ondergaan, waarna mogelijk de borg wordt vrijgegeven. In sommige gevallen moet er betaald worden voor de service, waarbij er verschillende tariefstructuren gelden volgens wie het materiaal aanvraagt.

Met onze module voor het uitlenen van feestmaterialen automatiseer je het volledige proces. Alles - van aanvraag over opvolging tot en met communicatie - verloopt binnen één online platform.

Ons platform wordt volledig geconfigureerd volgens de regels, afspraken en procedures die gelden in jouw stad of gemeente.

       
All-inOnze online uitleenmodule biedt een all-in oplossing voor het aanvragen en verhuren van allerlei (feest)materialen. Elk onderdeel van je verhuurdienst zit in de software vervat.

Eén plekJe beheert op één plek alle verschillende materialen – met de bijhorende hoeveelheden -, de beschikbare stock en de opslaglocaties.

Eigen workflowJe bepaalt zelf de workflow voor je huuraanvragen. Verloopt de goedkeuring van een aanvraag automatisch of pas na een manuele beslissing? Ook bij een automatisch afhandeling kan je nog manueel bijsturen per aanvraag, bijvoorbeeld het bepalen van een extra waarborg, het aanpassen van een deadline of het bijsturen van de toegekende hoeveelheden.

TarievenJe koppelt aan alle materialen de juiste retributie- en waarborgtarieven, eventueel variërend en afhankelijk van specifieke doelgroepen. 

HuurvoorwaardenJe kiest voor de eenvoudige basisinstellingen of configureert het platform voor complexere reglementen, met variërende prijzen, deadlines, beschikbaarheden,… per opslaglocatie, materiaalsoort of doelgroep. Je bepaalt dus eenvoudig verschillende huurvoorwaarden voor erkende verenigingen, inwoners, burgers, handelaars,….

Handig overzichtAls coördinator van de uitleendienst werk je vanuit handige overzichtsschermen. Jij bepaalt zelf welke informatie je ziet. 

Vermijd conflictenDe module detecteert automatisch conflictsituaties waarbij het aantal materialen voor een specifieke datum is uitgeput en suggereert mogelijke oplossingen.

LogistiekHet platform biedt heldere overzichten van de actuele logistieke taken om de materialen te brengen en/of op te halen. Koppelingen met externe werkordersoftware zijn altijd mogelijk.

Volg betalingen opDe software volgt alle betalingsverplichtingen voor huurtarieven en waarborgen van de aanvragers op. Koppelingen met andere financiële software is mogelijk. 

IntegratieJe kan deze module eenvoudig integreren in ons digitaal evenementenloket. Aan elk evenement kan je meerdere uitleendossiers koppelen.